Algemene voorwaarden.

Artikel 1. Wie we zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

1. Ginkgo Leaf VOF, Stokteloopstraat 58, 2400 Mol, ondernemingsnummer BE 1044.219.450, RPR Antwerpen, afdeling Turnhout, info@ginkgo-leaf.eu (hierna "Ginkgo Leaf" of "wij").
2. De klant is elke onderneming, organisatie of persoon die bij ons een dienst of goed bestelt. Een consument is een natuurlijke persoon die bestelt voor doeleinden buiten zijn beroep. Voor consumenten gelden ook de regels van deel E.
3. Deze voorwaarden gelden voor al onze offertes, bestellingen en overeenkomsten. Deel B geldt voor workshops en teambuilding, deel C voor advies, audits en opleiding, deel D voor de verkoop van goederen.
4. Bij tegenstrijdigheid gaat voor: eerst wat we schriftelijk met de klant afspraken (zoals de offerte), dan het specifieke deel, dan dit algemene deel.
5. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet, tenzij we ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaarden.
6. Een e-mail geldt als schriftelijk.

Artikel 2. Offerte en overeenkomst

1. Onze offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij de offerte een andere datum vermeldt.
2. De overeenkomst ontstaat zodra de klant de offerte ondertekent of per e-mail aanvaardt, of zodra wij een bestelling schriftelijk bevestigen. Met dat akkoord aanvaardt de klant ook deze voorwaarden, die bij de offerte gevoegd zijn of waarnaar ze verwijst.
3. Wijzigingen na het akkoord gelden pas als beide partijen ze schriftelijk bevestigen.
4. Een kennelijke vergissing in een offerte, zoals een tikfout in een prijs, bindt ons niet.

Artikel 3. Prijzen

1. Onze prijzen zijn in euro. Voor ondernemingen en organisaties vermelden we ze exclusief btw, voor consumenten inclusief btw.
2. Verplaatsingskosten, de huur van een locatie en verbruiksmateriaal rekenen we aan zoals vermeld in de offerte.
3. Wijzigt het btw-tarief door een wetswijziging, dan passen we de prijs inclusief btw daaraan aan.

Artikel 4. Facturatie en betaling

1. We factureren elektronisch: via Peppol aan ondernemingen en organisaties die daarop aangesloten zijn, anders als pdf per e-mail.
2. Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na de factuurdatum, voor consumenten binnen 14 dagen, op het rekeningnummer en met de gestructureerde mededeling op de factuur.
3. Betaalt een onderneming of organisatie niet op tijd, dan is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, plus een forfaitaire vergoeding van € 40. Hogere invorderingskosten kunnen we vragen als we ze bewijzen.
4. Voor consumenten gelden de regels van artikel E3.
5. Blijft een factuur na een ingebrekestelling onbetaald, dan mogen we lopende opdrachten opschorten tot de betaling binnen is.

Artikel 5. Klachten

1. Een onderneming of organisatie meldt een klacht over een prestatie schriftelijk en met uitleg, zo snel mogelijk en uiterlijk acht dagen na de prestatie.
2. Een onderneming of organisatie die een factuur betwist, doet dat schriftelijk en met redenen binnen vijftien dagen na de factuurdatum.
3. Een klacht schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op.
4. Voor consumenten gelden de wettelijke termijnen.

Artikel 6. Aansprakelijkheid

1. We zetten ons volledig in voor een goed resultaat. Tenzij we uitdrukkelijk iets anders beloven, is onze verbintenis een inspanningsverbintenis.
2. We zijn aansprakelijk voor schade die het gevolg is van onze fout. Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat onze verzekeraar in dat geval uitkeert. Komt de verzekeraar niet tussen, dan is ze beperkt tot de prijs exclusief btw van de opdracht in kwestie.
3. Tegenover ondernemingen en organisaties zijn we niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals winstderving, verlies van gegevens, productieverlies of reputatieschade.
4. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of zware fout, en niet bij schade door een fout die het leven of de fysieke integriteit van een persoon aantast. Ze gelden evenmin waar de wet ze verbiedt.

Artikel 7. Overmacht

1. Overmacht is een gebeurtenis buiten onze wil die we redelijkerwijs niet konden voorzien of vermijden, zoals ziekte of letsel van een begeleider, extreem weer, een pandemie of een beslissing van de overheid.
2. Bij overmacht zoeken we eerst een vervanger of een nieuwe datum. Lukt dat niet, dan betalen we terug wat al betaald is voor wat niet uitgevoerd werd. Een verdere vergoeding is er dan niet.
3. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Wat al geleverd is, wordt betaald.

Artikel 8. Partners

We mogen een beroep doen op partners, zoals de uitbater van een locatie of een gastbegeleider. We blijven tegenover de klant verantwoordelijk voor de uitvoering van onze opdracht.

Artikel 9. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruiken ze alleen voor de opdracht. Die plicht loopt tot vijf jaar na het einde van de overeenkomst.

Artikel 10. Intellectuele eigendom

1. Onze workshopconcepten en -namen, oefenvormen, presentaties, cursusmateriaal, rapporten, teksten, tekeningen en foto's blijven ons eigendom.
2. Na volledige betaling krijgt de klant het recht om wat we leveren intern te gebruiken. Verspreiden, verkopen of opnieuw aanbieden mag alleen met onze schriftelijke toestemming.
3. Een workshop, training of lezing filmen of opnemen mag alleen met onze toestemming.

Artikel 11. Foto's en video

We maken en gebruiken foto's of filmpjes waarop iemand herkenbaar is, alleen met de toestemming van die persoon, zoals beschreven in onze privacyverklaring.

Artikel 12. Persoonsgegevens

1. We verwerken persoonsgegevens zoals beschreven in onze privacyverklaring.
2. Verwerken we bij een opdracht persoonsgegevens in opdracht van de klant, dan sluiten we vooraf een verwerkersovereenkomst (artikel C4).

Artikel 13. Wijziging en nietigheid

1. We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Een nieuwe versie geldt voor overeenkomsten die daarna gesloten worden. De versie en de datum staan bovenaan.
2. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op onze overeenkomsten is het Belgische recht van toepassing.
2. We zoeken bij een geschil eerst samen naar een oplossing.
3. Lukt dat niet, dan zijn voor geschillen met ondernemingen en organisaties de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout, bevoegd. Voor consumenten geldt de bevoegdheid volgens het Gerechtelijk Wetboek.

B1. Inhoud

Programma, duur, taal, locatie en het maximale aantal deelnemers staan in de offerte. We stemmen de oefeningen af op de groep.

B2. Voorschot

1. Bij het akkoord op de offerte factureren we een voorschot van 30 % van de totale prijs. Het is betaalbaar binnen 14 dagen en in elk geval vóór de activiteit.
2. Na de activiteit factureren we het saldo, met het voorschot in mindering.
3. Is het voorschot na een herinnering nog niet betaald, dan mogen we de datum vrijgeven.

B3. Aantal deelnemers

1. De klant geeft het definitieve aantal deelnemers uiterlijk zeven dagen vooraf door. We factureren dat aantal, ook als er op de dag minder komen.
2. Extra deelnemers op de dag zelf kunnen alleen als het veilig kan en er genoeg materiaal is. We rekenen ze aan volgens de offerte.

B4. Locatie

1. Zorgt de klant voor de locatie, dan is die binnen, ruim genoeg voor de groep, minstens 3 meter hoog, met een veilige, niet-gladde vloer zonder obstakels. We hebben er 30 minuten voor en na de activiteit toegang.
2. Is de ruimte ongeschikt, dan passen we het programma aan. Kan de activiteit daardoor niet veilig doorgaan, dan geldt dat als een annulering door de klant minder dan 48 uur vooraf.
3. Zorgen wij voor de locatie, dan staan de afspraken en de prijs in de offerte.

B5. Gezondheid en veiligheid

1. Iedereen kan meedoen, ongeacht ervaring of conditie. Elke deelnemer doet mee binnen de eigen grenzen.
2. Deelnemers melden blessures, gezondheidsproblemen, een zwangerschap of fysieke beperkingen vooraf aan ons, zodat we de oefeningen kunnen aanpassen.
3. Deelnemers volgen de instructies van de begeleiders, dragen comfortabele kledij en doen juwelen en horloges uit. Wie onder invloed is van alcohol of drugs, doet niet mee.
4. We mogen een deelnemer die zichzelf of anderen in gevaar brengt of de instructies niet volgt, verder deelnemen ontzeggen. Daar staat geen terugbetaling tegenover.
5. Zoals bij elke fysieke activiteit zijn spierpijn, een blauwe plek of een verstuiking nooit helemaal uit te sluiten. Deelnemers aanvaarden die gewone risico's. Deelnemers zijn zelf aansprakelijk voor de schade die ze toebrengen aan zichzelf, aan andere deelnemers, aan de locatie of aan materiaal. Dat alles doet niets af aan onze aansprakelijkheid voor onze eigen fout (artikel 6.4).
6. Minderjarigen doen alleen mee met de toestemming van een ouder of voogd. Bij een groep minderjarigen zorgt de klant voor een begeleidende volwassene.
7. De klant licht de deelnemers vooraf in over deze regels.

B6. Verzekering

1. Ginkgo Leaf heeft een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor haar activiteiten als begeleider van gevechtssporten en teambuilding.
2. Een onderneming of organisatie zorgt voor de verzekering van haar eigen deelnemers tegen lichamelijke ongevallen, bijvoorbeeld via haar arbeidsongevallenverzekering, en meldt een ongeval aan die verzekeraar.
3. Elke andere volwassen deelnemer tekent vóór de activiteit de verklaring van deelname in bijlage 2. Voor een minderjarige tekent een ouder of voogd.
4. Bij een ongeval verwittigen we elkaar meteen.

B7. Materiaal

1. Wij brengen het materiaal mee. Breekplanken zijn verbruiksmateriaal en rekenen we per deelnemer aan.
2. Schade aan ons materiaal door opzettelijk of duidelijk verkeerd gebruik rekenen we aan tegen de vervangwaarde.

B8. Annulering door de klant

De klant annuleert schriftelijk. De vergoeding hangt af van het moment van annuleren:

Annulering	Vergoeding
Tot 14 kalenderdagen vóór de activiteit	Kosteloos; we betalen het voorschot terug, behalve als wij voor de locatie zorgen
Van 14 dagen tot 48 uur vooraf	50 % van de totale prijs
Minder dan 48 uur vooraf, of niemand komt opdagen	100 % van de totale prijs

Zorgen wij voor de locatie, dan behouden we bij elke annulering het voorschot. Andere kosten die we op vraag van de klant al maakten en niet kunnen terugdraaien, rekenen we in elk geval aan. Een betaald voorschot verrekenen we met de vergoeding.

B9. Verplaatsen

Tot 14 kalenderdagen vooraf kan de klant de activiteit één keer kosteloos verplaatsen naar een datum binnen zes maanden, als wij dan beschikbaar zijn. Later verplaatsen geldt als annulering volgens B8.

B10. Annulering door Ginkgo Leaf

1. Kunnen wij door overmacht niet komen, dan stellen we een nieuwe datum voor. Wil de klant dat niet, dan betalen we het volledige voorschot terug.
2. Is het weer voor een buitenactiviteit onveilig, dan wijken we uit naar binnen als dat kan, of naar een nieuwe datum, zonder kosten voor de klant.

C1. Opdracht

1. De inhoud, de aanpak en de geschatte tijd staan in de offerte. Uren boven die schatting werken we alleen na akkoord van de klant, tegen het tarief in de offerte.
2. We adviseren op basis van de informatie die de klant ons geeft en van de stand van de techniek op dat moment. We kunnen niet garanderen dat systemen volledig veilig zijn of dat er nooit een incident gebeurt.

C2. Medewerking van de klant

1. De klant geeft ons op tijd volledige en juiste informatie en toegang tot de mensen en documenten die we nodig hebben. Hij duidt een vaste contactpersoon aan.
2. Loopt de opdracht vertraging op door een gebrek aan medewerking, dan mogen we de extra tijd aanrekenen.

C3. Beslissingen van de klant

De klant beslist zelf welke adviezen hij uitvoert en hoe. Hij blijft verantwoordelijk voor zijn systemen, zijn back-ups en zijn wettelijke verplichtingen, zoals die onder de AVG of de NIS2-wet.

C4. Persoonsgegevens

Moeten we voor de opdracht persoonsgegevens inzien of verwerken in opdracht van de klant, dan sluiten we vooraf een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG. We bekijken alleen wat voor de opdracht nodig is.

C5. Geen technische tests

Onze adviezen en audits bevatten geen pentests, kwetsbaarheidsscans of pogingen om in systemen binnen te dringen. Zulke tests voeren we alleen uit na een aparte schriftelijke overeenkomst, met uitdrukkelijke toestemming en een afgebakende scope.

C6. Rapporten en vertrouwelijkheid

1. Onze bevindingen en rapporten zijn vertrouwelijk. De klant mag ze delen met zijn auditor, verzekeraar of toezichthouder.
2. We vermelden de naam van een klant alleen als referentie als die daarmee akkoord gaat.

C7. Opleidingen en lezingen

1. Voor opleidingen en lezingen gelden het voorschot (B2), het aantal deelnemers (B3), de annulering (B8) en het verplaatsen (B9) van deel B.
2. Het cursusmateriaal is voor persoonlijk gebruik van de deelnemers. Op vraag krijgen deelnemers een attest van deelname.

C8. Aansprakelijkheid

1. Artikel 6 is van toepassing. Bij een opdracht die doorloopt, is de beperking het bedrag dat we in de twaalf maanden voor de schade factureerden.
2. We zijn niet aansprakelijk voor schade door een aanval of incident dat een derde veroorzaakt, tenzij die schade het gevolg is van een fout in ons advies.

D1. Toepassing

Dit deel geldt voor de verkoop van materiaal en merchandising, zoals t-shirts, breekplanken en trainingsmateriaal.

D2. Levering

1. De klant haalt de goederen af in Mol, krijgt ze tijdens een activiteit of laat ze verzenden tegen de verzendkosten in de offerte of bestelling.
2. Leveringstermijnen zijn een schatting. Aan consumenten leveren we uiterlijk dertig dagen na de bestelling, tenzij we iets anders afspraken.
3. Het risico gaat over op de klant bij de levering.

D3. Eigendomsvoorbehoud

De goederen blijven ons eigendom tot ze volledig betaald zijn.

D4. Gebreken

1. Een onderneming of organisatie controleert de goederen bij de levering en meldt zichtbare gebreken schriftelijk binnen acht dagen. Voor verborgen gebreken geldt de wet.
2. Voor consumenten geldt de wettelijke garantie van artikel E4.

Deze voorwaarden beperken nooit de rechten die de wet een consument dwingend geeft. De kortere klachttermijnen van artikel 5 gelden niet voor consumenten.

E1. Herroepingsrecht

1. Voor workshops, teambuilding, opleidingen en lezingen op een vaste datum of in een vaste periode is er geen herroepingsrecht (artikel VI.53, 12° van het Wetboek van economisch recht). De annuleringsregeling van B8 geldt wel.
2. Voor andere diensten die op afstand of buiten onze verkoopruimte gesloten zijn, mag de consument binnen veertien dagen na het sluiten van de overeenkomst zonder reden herroepen. Vraagt hij uitdrukkelijk om binnen die termijn te beginnen, dan betaalt hij bij herroeping het deel dat al uitgevoerd is.
3. Voor goederen die op afstand of buiten onze verkoopruimte gekocht zijn, loopt de termijn van veertien dagen vanaf de ontvangst. De consument stuurt de goederen binnen veertien dagen na zijn melding terug, op eigen kosten. Wij betalen binnen veertien dagen terug, inclusief de gewone verzendkosten, zodra we de goederen of een bewijs van verzending ontvingen.
4. Herroepen kan met een duidelijke verklaring aan info@ginkgo-leaf.eu of met het modelformulier in bijlage 1.

E2. Wederkerigheid

1. Komen wij onze verbintenissen niet na, dan heeft de consument recht op een vergoeding die gelijkwaardig is aan wat hij in dezelfde situatie aan ons zou verschuldigd zijn.
2. Annuleren wij een activiteit zonder overmacht minder dan 14 dagen vooraf, dan betalen we alles terug en betalen we de consument daarbovenop dezelfde vergoeding als in B8: 50 % van de totale prijs, of 100 % bij minder dan 48 uur vooraf.

E3. Laattijdige betaling

1. Betaalt een consument niet op de vervaldag, dan sturen we eerst een kosteloze herinnering. Hij krijgt dan nog veertien kalenderdagen om te betalen. Die termijn begint op de derde werkdag na verzending per brief, of op de dag na verzending per e-mail.
2. Blijft de factuur ook daarna onbetaald, dan zijn verschuldigd:
   1. verwijlinterest op het openstaande bedrag, tegen de referentie-interestvoet van de wet van 2 augustus 2002 verhoogd met acht procentpunten;
   2. een forfaitaire vergoeding van € 20 bij een bedrag tot € 150; van € 30 plus 10 % van het bedrag tussen € 150,01 en € 500; van € 65 plus 5 % van het bedrag boven € 500, met een maximum van € 2.000.

E4. Wettelijke garantie

Voor goederen geldt de wettelijke garantie van twee jaar voor gebreken die bestonden bij de levering (artikel 1649bis en volgende van het oud Burgerlijk Wetboek). De consument meldt een gebrek binnen twee maanden nadat hij het ontdekte.

E5. Klachten en ombudsdienst

Een klacht stuurt de consument naar info@ginkgo-leaf.eu. Vinden we samen geen oplossing, dan kan hij terecht bij de Consumentenombudsdienst, North Gate II, Koning Albert II-laan 8, 1000 Brussel, contact@consumentenombudsdienst.be, www.consumentenombudsdienst.be.

Vul dit formulier alleen in en stuur het terug als u de overeenkomst wilt herroepen.

Aan Ginkgo Leaf VOF, Stokteloopstraat 58, 2400 Mol, info@ginkgo-leaf.eu

• Ik/Wij (∗) deel/delen (∗) u hierbij mee dat ik/wij (∗) onze overeenkomst betreffende de verkoop van de volgende goederen/de levering van de volgende dienst (∗) herroep/herroepen (∗):
• Besteld op (∗)/Ontvangen op (∗):
• Naam/Namen consument(en):
• Adres consument(en):
• Handtekening van consument(en) (alleen als dit formulier op papier wordt ingediend):
• Datum:

(∗) Doorhalen wat niet van toepassing is.

Activiteit: ……………………… Datum: ………… Locatie: ………………………

Ik, ……………………………… (naam deelnemer), verklaar:

1. Ik neem vrijwillig deel en ken de inhoud van de activiteit.
2. Mijn gezondheid laat een fysieke activiteit toe, of ik heb mijn blessures of beperkingen vooraf aan de begeleiders gemeld.
3. Ik volg de instructies van de begeleiders en doe mee binnen mijn eigen grenzen.
4. Ik weet dat spierpijn, een blauwe plek of een verstuiking bij een fysieke activiteit nooit helemaal uit te sluiten zijn, en ik aanvaard die gewone risico's.
5. Ik ben niet onder invloed van alcohol of drugs. Ik ben zelf aansprakelijk voor de schade die ik toebreng aan mezelf, aan anderen, aan de locatie of aan materiaal.
6. Ik weet dat Ginkgo Leaf aansprakelijk blijft voor schade door haar eigen fout en daarvoor verzekerd is.

Foto's waarop ik herkenbaar ben, mogen gebruikt worden voor de website en sociale media van Ginkgo Leaf: ☐ ja ☐ nee

Handtekening: ……………………… Datum: …………

Voor een minderjarige deelnemer: naam en handtekening van een ouder of voogd: ………………………………

Gezondheidsinformatie noteren we niet op dit formulier; vertel ze mondeling aan de begeleiders. We bewaren deze verklaring vijf jaar na de activiteit als bewijs bij een eventueel ongeval. Meer in onze privacyverklaring.