Privacyverklaring.

Ginkgo Leaf VOF is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. In de taal van de AVG, de Europese privacywet: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke.

• Ginkgo Leaf VOF, Stokteloopstraat 58, 2400 Mol
• Ondernemingsnummer BE 1044.219.450
• info@ginkgo-leaf.eu · +32 468 01 20 30

Ginkgo Leaf, dat zijn Gunther Van Landeghem en Liesbeth Kenens. Alleen wij tweeën hebben toegang tot je gegevens. Een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) is voor ons niet verplicht: met je vragen over privacy kan je rechtstreeks bij ons terecht.

Je kan onze website bezoeken zonder ons iets over jezelf te vertellen.

• Geen cookies, geen statistieken of trackers, geen advertenties en geen knoppen van sociale media.
• Lettertypes en afbeeldingen staan op onze eigen website. Je browser maakt geen verbinding met Google of andere derden.
• Er is geen contactformulier. Wil je ons iets laten weten, dan mail of bel je ons.

Je browser bewaart wel twee kleine gegevens in zijn lokale opslag: je keuze voor licht of donker, als je op de lantaarn klikt, en het tijdstip van je laatste bezoek, zodat de intro met het ginkgoblad niet op elke pagina opnieuw speelt. Die gegevens blijven op je toestel en worden nooit naar ons of naar anderen verstuurd. Je wist ze door de sitegegevens in je browser te verwijderen.

Onze website wordt gehost door GitLab (GitLab Pages). Zoals elke webserver houdt GitLab een logboek bij van de bezoeken, met onder meer je IP-adres. Volgens GitLab dient dat voor de beveiliging en de werking van de dienst en wordt het na zeven dagen gewist. Wij krijgen die logboeken niet te zien.

Verwijzen we naar een andere website, dan geldt daar het privacybeleid van die website.

Mail of bel je ons, dan gebruiken we je naam, je contactgegevens en wat je ons vertelt om je te antwoorden en, als je dat vraagt, een offerte te maken. Dat doen we omdat je het zelf vraagt, of op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.

Volgt er geen opdracht, dan wissen we je e-mails en een eventuele offerte uiterlijk twee jaar na ons laatste contact.

Onze e-mail loopt via Proton Mail (Proton AG, Zwitserland), dat berichten versleuteld bewaart.

Voor een workshop, training of advies verwerken we:

• van organisaties: naam, adres en ondernemingsnummer, en de naam, functie, het e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon;
• van particulieren: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• de afspraken, offertes, facturen en betalingen.

We gebruiken die gegevens om de opdracht uit te voeren, te factureren en onze boekhouding te voeren. De rechtsgrond is de overeenkomst met jou en onze wettelijke verplichtingen. Facturen en boekhoudkundige stukken moeten we volgens de wet tien jaar bewaren.

Facturen aan ondernemingen versturen we via het Peppol-netwerk (Let’s Peppol). Betalingen lopen via onze bank.

Voor een workshop hebben we meestal alleen het aantal deelnemers nodig. Namen vragen we alleen als dat voor de organisatie nodig is.

We vragen wel om blessures of fysieke beperkingen vooraf te melden, zodat we de oefeningen kunnen aanpassen. Dat zijn gezondheidsgegevens. We gebruiken ze alleen met je uitdrukkelijke toestemming en alleen voor die workshop. We delen ze met niemand en wissen ze uiterlijk een maand na de workshop. Liever niets op papier? Zeg het ons dan gewoon ter plaatse.

Volwassen deelnemers die niet via hun werkgever verzekerd zijn, tekenen een verklaring van deelname (bijlage 2 bij onze algemene voorwaarden). Daarop staan hun naam, handtekening en keuze over foto's, geen gezondheidsgegevens. We bewaren die verklaring vijf jaar na de workshop als bewijs bij een eventueel ongeval, op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Foto’s of filmpjes waarop je herkenbaar bent, maken en gebruiken we alleen met je toestemming. Voor minderjarigen vragen we de toestemming van een ouder. Trek je je toestemming in, dan halen we de beelden weg.

Meld je een kwetsbaarheid volgens onze responsible disclosure, dan bewaren we je naam of alias, je e-mailadres, je PGP-sleutel en je melding. We gebruiken ze om je melding af te handelen, op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze systemen te beveiligen. Met je toestemming vermelden we je naam of alias op onze website.

Je postadres en maat gebruiken we alleen om je t-shirt op te sturen en daarna wissen we ze. De rest bewaren we tot twee jaar nadat je melding is afgehandeld.

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We gebruiken ze niet voor profilering of geautomatiseerde beslissingen.

We werken met enkele dienstverleners, die gegevens alleen voor ons verwerken:

• GitLab (GitLab B.V. en GitLab Inc.): hosting van de website;
• Proton AG: e-mail;
• Let’s Peppol: verzending van e-facturen;
• onze bank: betalingen.

Daarnaast geven we gegevens door als de wet dat oplegt, bijvoorbeeld aan de FOD Financiën.

Twee dienstverleners werken buiten de EU:

• Proton AG zit in Zwitserland. Volgens de Europese Commissie beschermt Zwitserland persoonsgegevens even goed als de EU (adequaatheidsbesluit).
• GitLab host de website in de Verenigde Staten. GitLab Inc. neemt deel aan het EU-U.S. Data Privacy Framework.

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Alleen wij tweeën hebben toegang, onze e-mail is versleuteld en we bewaren niet meer dan nodig.

Vind je toch een zwakke plek? Meld het ons via onze responsible disclosure.

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen. Gaf je toestemming, dan kan je die altijd intrekken.

Mail daarvoor naar info@ginkgo-leaf.eu. We antwoorden binnen een maand. Twijfelen we of de vraag echt van jou komt, dan vragen we je om dat te bevestigen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Verandert er iets aan hoe we met persoonsgegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan toont wanneer dat voor het laatst gebeurde.